Privacy- en Klachtenreglement FinaFit B.V.
Versie: mei 2025
1. Inleiding
FinaFit B.V. hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy. Deze verklaring informeert u over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, met welke doelen wij deze verwerken en wat uw rechten zijn. Na hoofdstuk 11 vindt u onze klachtenregeling.
2. Wie zijn wij?
FinaFit B.V., gevestigd aan de Poortweg 4a te Delft, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75469685, is een zakelijke dienstverlener die organisaties (B2B) en hun medewerkers ondersteunt met financiële en administratieve diensten.
3. Wat zijn persoonsgegevens en wat betekent ‘verwerken’?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijke persoon. Dit omvat onder andere uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en IP-adres. Bij eenmanszaken, vof’s of maatschappen worden ook zakelijke gegevens vaak als persoonsgegevens beschouwd.
Onder ‘verwerken’ verstaan we alle handelingen met persoonsgegevens, zoals verzamelen, opslaan, bewerken, gebruiken, delen en verwijderen.
4. Welke gegevens verwerken wij?
4.1 Gegevens bij dienstverlening
Bij het aanvragen of uitvoeren van diensten verwerken wij onder meer:
- Naam, adres, woonplaats
- Telefoonnummer en e-mailadres
- Gegevens die u zelf verstrekt via formulieren of contactmomenten
4.2 Gegevens bij contactmomenten
Wanneer u contact met ons opneemt via telefoon, e-mail, onze website of sociale media, leggen wij relevante gegevens vast. Bezoek aan onze website kan via cookies extra informatie opleveren.
4.3 Gegevens van derden
Wij kunnen ook gebruikmaken van informatie uit openbare bronnen zoals de Kamer van Koophandel, insolventieregisters of handelsinformatiebureaus.
5. Doeleinden en grondslagen van gegevensverwerking
5.1 Voor de uitvoering van onze diensten
Wij verwerken gegevens om:
- Overeenkomsten aan te gaan en uit te voeren
- Uw identiteit te controleren en aanvragen te beoordelen
- Contact te onderhouden
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst
5.2 Marketing
Wij informeren u graag over onze diensten via e-mail, nieuwsbrieven en advertenties. Daarbij houden wij rekening met uw voorkeuren. U kunt zich altijd afmelden.
Grondslag: gerechtvaardigd belang
5.3 Kwaliteitsverbetering
Telefoongesprekken kunnen worden opgenomen voor trainingsdoeleinden of het vastleggen van afspraken. Ook worden gegevens geanalyseerd om onze dienstverlening te verbeteren.
Grondslag: gerechtvaardigd belang
5.4 Onderzoek en statistiek
Gegevens kunnen geanonimiseerd worden gebruikt voor statistische analyses en productontwikkeling.
Grondslag: gerechtvaardigd belang
6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
FinaFit B.V. bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt (zoals de fiscale termijn van zeven jaar). Daarna worden gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
7. Uw rechten
U heeft recht op:
- Inzage in uw gegevens
- Correctie of verwijdering
- Beperking van verwerking
- Overdraagbaarheid van gegevens
- Bezwaar maken tegen verwerking
U kunt hiervoor contact opnemen via info@finafit.nl. Wij reageren binnen één maand.
Als u niet tevreden bent met onze reactie, kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
8. Verstrekking aan derden
8.1 Wettelijke verplichtingen
Wij verstrekken gegevens alleen aan toezichthouders of opsporingsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.
8.2 Ondersteunende partijen
Wij schakelen derden in, zoals IT-leveranciers en marketingbureaus, onder strikte voorwaarden en met verwerkingsovereenkomsten.
8.3 Doorgifte buiten de EU
Indien gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden gedeeld, zorgen wij voor adequate beveiligingsmaatregelen, zoals standaardcontractbepalingen.
9. Beveiliging van gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen zoals:
- Toegangscontrole
- Versleuteling
- Logging en monitoring
- Beveiligingsbewustzijn bij personeel
Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens, en alleen voor zover noodzakelijk.
10. Datalekken
Bij een datalek worden betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur geïnformeerd, indien dit risico’s inhoudt voor betrokkenen. U kunt een datalek melden via info@finafit.nl of aan onze Functionaris Gegevensbescherming.
11. Wijzigingen in deze verklaring
Wij behouden ons het recht voor dit reglement te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op onze website. Wijzigingen treden direct in werking, tenzij anders aangegeven.
Klachtenregeling FinaFit B.V.
1. Begrippen
- Betrokkene: Degene die een klacht indient.
Klacht: Iedere uiting van ongenoegen over de dienstverlening van FinaFit B.V.
2. Doel
Het doel van deze regeling is:
- Transparantie te bieden over de afhandeling van klachten
- Inzicht te krijgen in verbeterpunten
- De kwaliteit van onze dienstverlening te borgen
3. Procedure
3.1 Indienen klacht
Een klacht kan worden ingediend:
- Schriftelijk, t.a.v. de directie
- Per e-mail via info@finafit.nl
De klacht moet in het Nederlands of Engels worden ingediend en voorzien zijn van uw contactgegevens.
3.2 Behandeling
De directie:
- Onderzoekt de klacht en hoort eventueel betrokkenen
- Doet zo nodig een bemiddelingspoging
- Reageert binnen 10 werkdagen. Als dat niet lukt, ontvangt u een tussenbericht.
Alle klachten worden geregistreerd in het klachtenregister.
4. Beroep
Indien u ontevreden bent over de afhandeling, kunt u zich wenden tot de onafhankelijke klachtencommissie. Ook hierop wordt binnen 10 werkdagen gereageerd.
5. Vertrouwelijkheid
Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Als externe informatie vereist is, wordt vooraf toestemming gevraagd aan de betrokkene.
6. Evaluatie en inwerkingtreding
Deze regeling geldt vanaf 1 september 2020 en wordt vanaf 2023 om de twee jaar geëvalueerd.
7. Slotbepalingen
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de directie.
Dit reglement is openbaar en op verzoek beschikbaar in digitale of schriftelijke vorm.
Laatste herziening: mei 2025
Voor vragen kunt u contact opnemen met FinaFit B.V. via info@finafit.nl of telefonisch.
FinaFit B.V.
Poortweg 4a
2612 PA Delft